共有ドライブとGoogleドライブの比較

共有ドライブを作成する権限があるかどうかを確認する方法

管理者が共有ドライブを有効にする方法

共有ドライブの管理方法について

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本記事では、Googleドライブと共有ドライブの違いを比較し、システム管理者が共有ドライブを管理する方法について解説します。また、完全に削除された共有ドライブのファイルを復旧する方法についてもご紹介します。

共有ドライブ（旧称：チームドライブ）は、チームメンバーがどのデバイスからもアクセスでき、ファイルを作成、保存、検索できる共有スペースです。

マイドライブのファイルとは異なり、共有ドライブ内のファイルは個人ではなくチームに属します。たとえチームメンバーの一人がチームを離れることになっても、ファイルは共有ドライブ内に残りますので、チーム全体が引き続きアクセスし、作業を継続することができます。

この機能は、Googleの以下のサブスクリプションプランで利用可能です。

EducationおよびEnterprise for Education

注意：2017年7月以前にG Suiteに登録した組織は、場合によってはドメインまたは特定の組織部門に対して共有ドライブを有効にする必要があります。

まずは基本的な事項を確認しましょう。

共有ドライブのフォルダを作成したユーザー、または管理者権限を与えられたユーザーは、以下の権限を含むドライブ全体の制御が可能です。

a）共有ドライブへのメンバーの追加/削除

Google Workspace（G Suite）組織内のすべてのユーザーを指します。

どちらのドライブもファイルやフォルダを含んでおり、どのユーザーでも作成可能です。（管理者は管理画面から共有ドライブ機能を有効にする必要があります）

どちらも、オーナーまたは権限を持つ他のユーザーがドライブにアクセスできます。

どちらも、オーナーはファイルにユーザーを追加・削除することができます。

適切な権限を持つユーザーは、ファイルの作成、移動、編集、コメント、閲覧、削除、およびドライブの設定変更が可能です。

ファイルやフォルダのオーナーは誰？

共有ドライブ：組織がオーナー

マイドライブ：ファイルやフォルダの作成者がオーナー

共有ドライブの管理者、コンテンツ管理者、投稿者の権限があれば、共有ドライブ内のファイルを復旧できます。復旧する方法についてはこちらをご覧ください。

該当ファイルの作成者であれば復旧可能です。

ファイルやフォルダを移動できるのか？

管理者またはコンテンツ管理者の権限を持っていれば、共有ドライブ内で移動できます。

マイドライブから共有ドライブへの移動：

ファイルのオーナーであり、かつ共有ドライブで管理者、コンテンツ管理者、投稿者のいずれかの権限があれば、ファイルをマイドライブから共有ドライブに移動できます。ただし、フォルダをマイドライブから共有ドライブに移動することはできません。

両方の共有ドライブで管理者権限があれば移動できます。

ファイル/フォルダの共有と可視性 :。

すべてのチームメンバー（共有ドライブレベル）であれば、ファイルやフォルダを表示できます。より細かい権限設定をすることで、共有ドライブ外の人とファイルやフォルダ単位で共有することも可能です。

個々のファイルへの共有状況に応じて、フォルダ内のファイルが表示されるのはユーザーによって異なります。マイドライブ内でフォルダレベルで共有することもできます。

すべての共有ドライブメンバーは、共有ドライブ内のすべてのファイルとフォルダにアクセスできます。特定のメンバーからフォルダへのアクセス権を削除することはできませんが、そのメンバーの権限を「閲覧者」に変更することで、共有ドライブの内容を閲覧するだけにすることは可能です。

削除されたファイルがゴミ箱に残る期間は？

各共有ドライブには独自のゴミ箱フォルダがあります。ファイルを削除できるのは、管理者またはコンテンツ管理者の権限を持つメンバーのみです。ゴミ箱内のすべてのファイルやフォルダは、30日経過後に完全に削除されます。

マイドライブのゴミ箱フォルダ内のファイルは、30日経過後に完全に削除されます。

マイドライブ内の特定のファイルに設定された権限は、共有ドライブに移行される際に継承されます。

フォルダレベルで設定された権限は、そのフォルダ内で作成されたファイルに継承されます。

ステップ1：Googleドライブを開きます。

ステップ2：画面左側に「共有ドライブ」が表示されているか確認します。

ステップ3：表示されている場合は、「共有ドライブ」をクリックし、新しい共有ドライブフォルダを作成してみます。

ステップ4：権限がある場合のみ、共有ドライブフォルダを作成することができます。

共有ドライブを作成する権限がない場合は、システム管理者に依頼して、管理コンソールで共有ドライブの機能を有効化してもらいます。

ステップ1：Google管理コンソールにログインします。

ステップ2：「アプリ」-「Google Workspace」-「ドライブとドキュメント」に移動します。

注意：特定の組織部門に対して共有ドライブのオン/オフを切り替えられます。そのためには、左側の「組織部門」で対象の組織部門を選択し、オンまたはオフを選びます。親の組織単位で設定が変更された場合でも、子の組織設定を維持したい場合は「オーバーライド」を選択します。そうでない場合は、「継承」を選択すると、設定が親組織と同じになります。組織構造については、こちらをご覧ください。

ステップ3：「共有設定」-「共有ドライブの作成」を選択し、適用させたい組織部門を選択します。

ステップ4：「<選択した組織部門> のユーザーが新しい共有ドライブを作成できないようにする」のチェックを外します。

ステップ5：「保存」をクリックします。

設定変更が有効になるまで最長24時間かかる場合があります。

ステップ2：左側の「共有ドライブ」をクリックし、画面左上の「+新規」をクリックします。

（もしくは、「共有ドライブ」を右クリックし、「新しい共有ドライブ...」をクリックします）

ステップ3：適切な名前を入力し、「Create（作成）」をクリックします。

共有ドライブにメンバーを追加し、アクセス権を設定します。

注意：この操作には管理者のアクセス権限が必要です。

ステップ4：共有ドライブの1つを開きます。上部の共有ドライブ名の横にあるプルダウンメニューをクリックし、「メンバーを管理」をクリックします。

ステップ5：共有ドライブにメンバーを追加し、「メンバーにメールを送信」から「送信」をクリックします。（新しく追加したメンバーに特定の権限を割り当てることもできます）

注意：デフォルトでは、新しいメンバーはコンテンツ管理者に設定されています。コンテンツ管理者は、すべてのファイルをアップロード、編集、移動、削除をすることができます。「コンテンツ管理者」の隣にあるプルダウンメニューから権限を変更することができます。

共有ドライブを作成した場合（またはその管理者である場合）、チームメンバーに特定の権限を割り当てることで、共有ドライブのデータを管理および制御することができます。

（参考：https://support.google.com/a/users/answer/9310249#1.1）

共有ドライブの管理者またはコンテンツ管理者であれば、その共有ドライブ内のファイルを削除することができます。

デフォルトでは、共有ドライブに新しく追加されたメンバーはコンテンツ管理者の権限が割り当てられます。しかし、権限が投稿者、コメント投稿者、閲覧者に変更された場合、ファイルを削除する権限はありません。

ファイルの削除/ファイルをゴミ箱に移動する手順

ステップ1：共有ドライブを開き、削除したいファイルやフォルダを右クリックします。

ステップ2：「全員から削除」をクリックします。確認を求められるので、「削除して全員に適用」を選択して確定します。

ファイルやフォルダは、共有ドライブのゴミ箱フォルダに移動します。共有ドライブのゴミ箱フォルダ内のファイルやフォルダは、30日経過後に自動的に削除されます。

ゴミ箱内のファイルを完全に削除する方法

この操作には管理者権限が必要です。

ステップ1：共有ドライブのゴミ箱フォルダに移動し、削除したいファイルを右クリックして「完全に削除」を選択します。

ステップ2：「完全に削除」をクリックして確定します。

Googleドライブのバックアップ方法の詳細については、「Googleドライブをバックアップする6つの方法」をご覧ください。

Q：共有ドライブ（旧称：チームドライブ）は無料ですか？

いいえ、共有ドライブはGoogle Workspace Business Standard/Plus、Enterpriseでのみ利用可能です。上位プランでのみ利用可能な機能のため、無料ではありません。料金はご利用のプランによって異なります。

Q：共有ドライブの容量は無制限ですか？

いいえ、共有ドライブにはアイテム数、メンバー数、日々のアップロード容量に制限があります。

共有ドライブには最大で500,000個のファイルとフォルダを含めることができます。

個々のユーザーは、マイドライブとすべての共有ドライブの間で、1日に最大750 GBまでアップロードできます。750 GBの制限に達したユーザーや750 GBを超えるファイルをアップロードしたユーザーは、その日はそれ以上のファイルをアップロードすることができません。ただし、進行中のアップロードは完了します。アップロードまたは同期できる個々のファイルの最大サイズは5 TBです。

共有ドライブ内の特定のファイルは、最大100のグループと直接共有できます。

共有ドライブ内のフォルダは、最大100レベルのネスト（階層化）されたフォルダをサポートします。

共有ドライブには、Googleグループ内のユーザーやグループを追加できます。

共有ドライブでのメンバーシップに関する制限

ユーザーとグループの合計数：600

個人の合計数（ユーザーとグループメンバー）：50,000

注：ユーザーとグループの合計数である600の制限内で、最大100人のメンバーをグループに追加できます。

共有ドライブの制限に関する詳細は、こちらをご覧ください。

Q：共有ドライブを削除するにはどうすればよいですか？

共有ドライブ全体を削除するには、以下の手順に沿ってください。

共有ドライブを削除する前に、そのドライブが空であることを確認してください。（ファイルやフォルダを保持したい場合は、マイドライブに移動するか、ゴミ箱に移動してください。）

削除したいドライブを右クリックし、「共有ドライブを削除」をクリックします。確認を求められるので、再度「共有ドライブを削除」をクリックして確定します。

Q：メンバーの誰かが共有ドライブから離れた場合はどうなりますか？

ユーザーが共有ドライブから離れると、そのユーザーアカウントに関連するすべてのデータは共有ドライブ内に残ります。このデータは、共有ドライブのオーナーまたは管理者以外の誰も削除することはできません。

Q）管理者が共有ドライブを離れたらどうなりますか？

もし、共有ドライブの唯一の管理者が、ドライブから退出することになった場合、他のメンバーはメンバーシップや設定を管理できなくなります。この状況を避けるために、管理者は退出する前に、別のメンバーを共有ドライブの管理者に指定する必要があります。

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この記事では、Googleドライブと共有ドライブの比較、管理者による共有ドライブの管理方法の違いについて説明します。

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