この記事では
  • Outlookの標準機能を使用してバックアップする方法
  • サードパーティツールを使ってバックアップする方法
  • Outlookのバックアップに関するよくある質問
  • Outlookのメールをバックアップすべき理由

Outlookメールをバックアップする5つの方法

13 Feb 2019
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読了時間:22分
|
執筆者:Jeena
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ブログ記事

Outlookのメールデータをバックアップする方法

Outlookメールをバックアップする5つの方法

アウトルックのバックアップ - フローチャート

Outlookの標準機能を使用してバックアップする方法

Outlookを使用しているユーザー向けに、メールをバックアップする方法はいくつかあります。 Microsoftには、メールをバックアップし、元の受信トレイに復元するための専用機能はほとんどありませんが、いくつかの機能は限定的ではありますが、Outlookのバックアップツールとして使用することが可能です。

  • 1. メール転送機能を使用してメールをバックアップする

  • 2. エクスポート機能を使用してメールをバックアップする

  • 3. IMAP設定を使用し自動アーカイブでメールをバックアップする

メール転送機能を使用してメールをバックアップする

メールをバックアップする簡単な方法は、メールを別のアカウントに転送することです。一度転送設定を行えば、元のアカウントでメールを失っても、別のアカウントでそのメールを確認することができます。

Outlook on the webでメール転送を設定する方法

  • ステップ1:Outlook on the webを開き、ツールバーの「設定」をクリックします。

すべてのOutlook設定を表示
  • ステップ2:左メニューの「メール」-「転送」を選択します。

メール転送
  • ステップ3:「転送を有効にする」をオンにし、メールの転送先を入力し「保存」をクリックします。

転送の有効化
元のメールのコピーをメールボックスに残したい場合は、「転送されたメッセージのコピーを保持する」にチェックを入れます。

これで、受信したすべてのメールが指定したメールアドレスに自動的に転送されるようになります。

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Outlookデスクトップアプリでメール転送を設定する方法

※ 以下の内容は旧バージョンのOutlookに関する情報になります。

デスクトップ版Outlookには専用の転送機能はありませんが、「ルールと通知」ウィザードを使用して、メールを別のアカウントに転送することが可能です。
メールを転送するには以下の手順に沿ってください。

  • ステップ1:Outlookを起動し、「ファイル」-「情報」を開きます。

ファイルと情報に移動
  • ステップ2:「仕分けルールと通知」をクリックします。

  • ステップ3:「新しい仕分けルール」をクリックし、自動仕分けウィザード画面を表示します。

新ルール
  • ステップ4:「受信メッセージにルールを適用する」を選択します。

次のセクションでは、メール転送の条件設定方法について解説します。条件を設定することで、特定の人から受信したメールだけを転送するといったことができます。
  • ステップ5:メールボックス全体をバックアップするためには、条件指定画面では、条件を選択せずに「次へ」をクリックします。

  • ステップ6:メッセージに対する処理画面では、「名前/パブリックグループへ転送する」にチェックを入れ、「ステップ2」の項目に表示される「名前/パブリックグループ」のリンクをクリックします。

人々や公共のグループに転送
  • ステップ7:メールのバックアップ用に転送する先のメールアドレスを入力し、「OK」をクリックします。

  • ステップ8:例外条件の選択画面では、例外を作成する必要がないため、何も選択せずに「次へ」をクリックします。

  • ステップ9:仕分けルールの名前を入力し、「この仕分けルールを有効にする」にチェックを入れ、「完了」をクリックします。

以上で、転送ルールがOutlookのメールルールとして追加されました。これで、受信するメッセージはすべて指定したメールアドレスに自動的に転送されます。

制限事項

  • ストレージの容量不足になる可能性があります。

  • 企業の場合、すべてのデータを別のメールアカウントに保存するためには、ユーザー全員のために新しいアカウントを購入するための追加費用が発生します。

  • セカンダリメールアカウントも、ランサムウェア、ウイルス、アカウントの侵害、意図的または意図しない削除など、一次アカウントと同様の広範なリスクがあります。

Outlookからメールをエクスポートする方法

インポート/エクスポートウィザードを使用することで、各ユーザーがOutlookのメールデータを手動でバックアップし、ローカルストレージに保存できます。これは、データ損失や予期しないインシデントの際に役立ちます。

注意:インポート/エクスポートウィザードはデスクトップ版のOutlookでのみ利用可能であり、Outlook on the webでは利用できません。

Outlookのバックアップツールとしてエクスポート機能を使用する方法

  • ステップ 1:Outlookデスクトップアプリを起動します。

  • ステップ 2:メニューバーの「ファイル」を選択します。

  • ステップ 3:「開く/エクスポート」-「インポート/エクスポート」をクリックし、インポート/エクスポートウィザードを開きます。

    注意:古いバージョンの Outlook を使用している場合、インポート/エクスポートウィザードを見つける手順が少し異なるかもしれません。
  • Outlook 2007:「インポートとエクスポート」を選択します。
  • Outlook 2010:「開く」-「インポート」を選択します。
  • Outlook 2013 / 2016 / 2019 / Office 365:「開く/エクスポート」-「インポート/エクスポート」を選択します。
  • ステップ4:「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。

  • ファイルへのエクスポート
    • ステップ5:「Outlookデータファイル(.pst)」を選択し、「次へ」をクリックします。

    アウトルックデータファイル
    • ステップ 6:エクスポートしたいフォルダー(例:受信トレイ)を選択し、「次へ」をクリックします。

    フィルターを適用してエクスポート内容をさらに絞り込むことができます。また、メールアカウント全体をエクスポートしたい場合は、上部のメールアカウントをクリックし、「サブフォルダーを含める」オプションにチェックを入れてください。
    • ステップ 7:「参照」ボタンをクリックし、エクスポートしたメールの保存場所を選択します。

    • ステップ 8:次に、重複ファイルに関する処理を3つのオプションから選択します。

    重複ファイルのオプションを選択
    通常は、「重複した場合、エクスポートするアイテムと置き換える」を選択します。
    初めてメールをエクスポートする場合や新しいエクスポートファイルの場合、重複ファイルを心配する必要はありません。
    • ステップ 9:「完了」をクリックします。

      以上で、選択したフォルダ(例:受信トレイ)のデータは、.pstファイルとして指定した場所にエクスポートされ保存されます。
      場合によっては、この.pstファイルに対してパスワードの設定を求められることがありますが、パスワードを設定したくない場合は空欄のままにして「OK」をクリックしてください。
      Outlookを閉じ、エクスポートしたファイルを安全な場所にコピーします。この方法で、Outlookのメールがハードドライブ上にPSTファイルとして保存され、OutlookまたはMicrosoft 365アカウントにインポート可能となります。

    制限事項

    • バックアップのスケジュール設定ができない:メールを最新の状態に保つためには、手動で定期的にバックアップを取る必要があります。そのため、直近のデータのバックアップを忘れてしまい、その後ランサムウェア攻撃、意図的または悪意のある削除、アカウントの乗っ取りが発生した場合、最新のファイルはすべて失われてしまいます。

    • ローカルのストレージ容量を確保するために、古いバックアップデータを定期的に削除する必要があります。

    • Outlookは、フォルダのプロパティ(ビュー、アクセス許可、自動アーカイブ設定)、メッセージルール、ブロックした送信者リストなどのメタデータをエクスポートできません。

    • インポート/エクスポートウィザードは、デスクトップアプリでのみ使用可能です。

    OutlookのIMAP設定を使用した自動アーカイブによるメールバックアップ方法

    Outlook で自動アーカイブを設定する方法

    • ステップ1:Outlookデスクトップアプリを起動します。

    • ステップ2:「ファイル」-「オプション」をクリックします。

    • ステップ3:「詳細設定」-「自動整理の設定」をクリックします。

    高度な自動アーカイブ設定
    • ステップ4:「次の間隔で古いアイテムの整理を行う」にチェックをし、アーカイブの頻度を選択します。デフォルトでは14日間に設定されていますが、必要に応じて変更できます。

    • ステップ5:自動整理用の既定のフォルダー設定項目で「古いアイテムを移動する」の期間を指定し、メールを受信トレイからアーカイブフォルダに移動する期間を設定します。

    • ステップ6:「古いアイテムを移動する」の「参照」をクリックして移動先を選択し、「OK」をクリックして設定を保存します。

    古いアイテムの移動

    設定した期間に応じて、すべてのメールはアーカイブフォルダに保存されます。アーカイブフォルダから削除しない限り、メールはそのまま保存されます。

    アイテムの経過期間の基準について

  • メール:受信日時または最後に変更・保存した日時のどちらか遅い方から経過期間が始まります。メッセージを既読や未読にすることも変更の一例になります。

  • カレンダーの会議、イベント、予定:最後に変更・保存した日時のどちらか遅い方から経過期間が始まります。繰り返しのアイテムは自動アーカイブの対象外です。過去のカレンダーアイテムのみがアーカイブされ、保存日の最終更新に関わらず処理されます。

  • タスク:完了日または最後に変更・保存した日時のいずれか遅い方から経過期間が始まります。完了していないタスクは自動アーカイブされません。他の人に割り当てられたタスクは、完了としてマークされている場合のみアーカイブされます。

  • アーカイブされたメールは、「アーカイブ」をクリックすることで表示できます。

    アーカイブフォルダ

    Microsoft 365のeDiscoveryを使用してOutlookをバックアップする方法

    電子情報開示(eDiscovery)ツールは、訴訟で証拠として使用できる可能性のあるデータの検索と特定をサポートします。また、重要なビジネスデータを必要な期間保持することができます。

    注意:eDiscoveryツールは、Microsoft 365 Enterprise E3およびE5プランのみで利用可能です。

    このツールには以下の4つの機能があります。
    Case(ケース): データを整理し、保持されているデータを特定のユーザーに制限する方法です。
    Hold(保留): 重要なデータをユーザーによる変更や削除から保護します。
    Search(検索): 管理者が特定のデータを検索できる機能です。
    Export(エクスポート): 発見されたデータを.pstファイルとしてエクスポートします。

    SearchおよびExport機能は、ユーザーが保持しているデータを検索およびエクスポートする際に使用されますが、削除されたOutlookメールを復旧する必要がある場合にも役立ちます。

    eDiscoveryでケースを作成する方法

    • ステップ1:Microsoft 365管理センターにログインします。

    • ステップ2:左メニューの「管理センター」-「コンプライアンス」をクリックします。

    セキュリティ
    • ステップ3:Microsoft Purviewポータルが表示されたら、左メニューの「電子情報開示」-「標準」をクリックします。

    eディスカバリー
    • ステップ4:「ケースを作成」をクリックして、ユーザーデータを保持するケースを作成します。

    ケースを作成
    • ステップ5:ケースの名前と説明を入力して、「保存」をクリックします。

    ケース名と説明を入力
    • ステップ6:ケース名をクリックして、作成したケースを開きます。

    ケースを開ける

    上記手順で、選択したケース特有の設定が表示されます。
    続いて、Hold(保留)を作成します。

    eDiscoveryで保留を作成する方法

    • ステップ7:上部の「保留リスト」に移動し、「作成」をクリックします。

    ホールド
    • ステップ8:保留リストの名前と説明を入力して「次へ」をクリックします。

    ホールド名と説明
    • ステップ9:場所を選択画面で、Exchangeメールボックスの状態を「オン」にし、「ユーザー、グループ、チームを選択」をクリックします。

    ユーザー、グループ、チームを選択
    • ステップ10: データ保持対象とするアカウントを選択し、「完了」をクリックすると画面が戻ります。

    • ステップ11: 「次へ」をクリックし、必要に応じて「フィルターを選択」から、送信者/作成者、日付などの条件でメールをフィルタリングします。その後、「次へ」をクリックします。

    条件追加
    • ステップ12:設定を確認し、「送信」をクリックして完了です。

    ホールド設定の見直し

    制限事項

    • 各ユーザーには限られたストレージ容量しか提供されていません。ストレージ制限内に収めるためにはメールを削除することになりますが、削除されたメールは復旧できなくなります。また、ユーザーアカウントが削除された場合は、バックアップデータも完全に削除されます。

    • eDiscovery機能は、Microsoft 365 Enterprise E3またはE5プランのみで利用可能です。

    サードパーティツールを使ってバックアップする方法

    バックアップ専用として設計されたサードパーティツールがいくつか存在します。その中でも、SysCloudはクラウドにバックアップできるバックアップソリューションの一つです。

    SysCloudは、Amazon Web Services(AWS)のような信頼性の高いクラウドストレージプラットフォームを使用してデータを保存し、自動化されたクラウド間のバックアップとリストアサービスを提供しています。
    SysCloudを使用すれば、システム管理者はわずか数クリックでデータをバックアップおよび復旧が可能です。さらに、管理者は無期限にデータをバックアップできる保持ルールを設定することも可能です。

    なぜサードパーティのクラウドバックアップツールを使用してバックアップすべきなのか?

    以下は、SysCloudのようなサードパーティツールを使用してOutlookメールをバックアップするメリットになります。

    アカウント削除後も安全にデータを保存

    従業員が退職した際にアカウントが削除された後でも、組織のデータを安全に保存し続けます。これによりライセンス費用を節約できます。

    サーバー障害時もデータにアクセス可能

    Microsoft 365側で障害が発生しても、オンラインバックアップサービスを介してOutlookデータにアクセスが可能です。

    添付ファイル付きのバックアップ

    全てのメールと添付ファイルを含めてバックアップを取得できます。

    工数の削減

    大規模なチームのバックアップ管理にかかる工数を削減します。

    強化されたセキュリティ

    管理者のコントロールが強化され、ランサムウェア攻撃からの保護機能が内蔵されているため、セキュリティが向上します。

    自動・スケジュールバックアップ

    SysCloudにサインアップすると、日次のバックアップスケジュール(1回〜3回/日)を設定できます。設定後はバックアップが自動化されます。

    SysCloudでOutlookをバックアップする方法

    • ※以下は旧バージョンのSysCloudでの手順となります。

      ステップ1:SysCloudにログインします。

    • ステップ2:管理者アカウントでMicrosoft 365にログインします。

    • ステップ3:メニューバーから「バックアップ」-「バックアップを開始」をクリックします。

    SysCloudを使用したアウトルック電子メールのバックアップ - バックアップの開始
    • ステップ4:ドメイン全体をバックアップするか、特定のユーザーやチームをバックアップするかを選択します。選択後、「次へ」をクリックします。

    シスクラウドを使用したアウトロックメールのバックアップ - ユーザーとチームの選択
    • ステップ5:該当するドメインの「ユーザー・チームの追加」をクリックします。

    SysCloudを使用したoutlookメールのバックアップ - ユーザーとチームの追加
    • ステップ6:バックアップしたいユーザーを選択し、「確認」をクリックします。

    SysCloudを使ってOutlookのメールをバックアップ - ユーザーを選択して確認
    • ステップ7:「次へ」をクリックしてバックアップ対象とするアプリを選択します。

    SysCloudを使用してOutlookの電子メールをバックアップ - 次をクリックします。
    • ステップ8:Outlookのメールのみをバックアップするには、表示されているアプリの中から「メール」を選択します。

    SysCloudを使用してOutlookの電子メールをバックアップ - メールを選択します。

    バックアップの進行状況は、「アーカイブ・リストア」ページで確認できます。一度バックアップが設定されると、SysCloudは選択したユーザーのOutlookメールを毎日自動的にバックアップします。これで、安全にクラウド上にデータのコピーを保管し、必要に応じていつでも復旧できるようになります。
    本記事では、Outlookのメールデータをバックアップするさまざまな方法について詳しく説明していますが、バックアップはビジネスデータを保護する一部に過ぎません。バックアップを行う際には、削除されたメールをフォルダ構造を保持したまま復旧できることが重要ポイントとなります。

    削除されたOutlookメールを復旧する方法については、「完全に削除されたOutlookメールを復旧する方法」をご覧ください。

    Outlookのバックアップに関するよくある質問

    Q:Microsoft側ではメールをバックアップしていますか?

    いいえ、Microsoftはメールのバックアップを行っていないため、サードパーティ製のバックアップツールを使用してMicrosoft 365のデータをバックアップすることを推奨しています。これは、利用規約に明記されています。

    Q:Outlookのメールはエクスポートすると削除されてしまいますか?

    いいえ、Outlookのメールをエクスポートしても受信トレイから削除されるわけではなく、メールのコピーを別の場所にエクスポートします。ただし、Outlookでメールをアーカイブすると、アーカイブフォルダに移動するため、受信トレイには表示されなくなります。

    Q:Outlookのすべてのメールをダウンロードするにはどうすれば良いですか?

    Outlookからすべてのメールをダウンロードするには、前述した通り、Outlookデスクトップアプリの「インポート/エクスポート機能」で可能になります。

    Q:Outlookのメールを外付けドライブにバックアップする方法は?

    Outlookのメールを外付けハードドライブにバックアップするには、「インポート/エクスポート機能」を使用します。まず、外付けドライブをコンピュータに接続して以下の手順に沿ってください。

    • ステップ1:Outlook を起動し、「ファイル」-「開く/エクスポート」-「インポート/エクスポート」を選択します。

    • ステップ2:インポート/エクスポートウィザードで「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。

    • ステップ3:「Outlook データファイル (.pst)」を選択し、「次へ」をクリックします。その後、バックアップしたいフォルダを選択し、「次へ」をクリックします。

    • ステップ4:「参照」をクリックし、外付けドライブを選択して、バックアップファイルの名前を作成し、「OK」をクリックします。

    • ステップ5:「次へ」をクリックし、「完了」をクリックします。メールを保護するために、パスワードを入力して OK をクリックするか、またはキャンセルをクリックしてスキップします。

    Q:Outlookのメールデータを新しいPCに移行するにはどうすれば良いですか?

    Outlook のメールを新しいコンピュータに移行するには、まず前述の手順に従ってメールを外付けハードドライブに転送します。その後、外付けハードドライブを新しいコンピュータに接続し、PSTファイルをコンピュータのハードドライブにコピーします。(PSTファイルを Outlook にインポートする前に、新しいマシンに Outlook がインストールされていることを確認してください)
    PSTファイルをOutlookにインポートする手順は以下の通りです。

    • ステップ1:Outlookを起動し、「ファイル」-「開く/エクスポート」-「インポート/エクスポート」をクリックします。

    • ステップ2:「他のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択します。

    • ステップ3:「Outlookデータファイル (.pst) 」を選択し、「次へ」をクリックします。

    • ステップ4:「参照」をクリックしてPSTファイルの場所を指定し、「次へ」をクリックします。

    • ステップ 5:インポートするフォルダを選択し、「完了」をクリックすればインポートが開始されます。

    Q:Outlookのバックアップデータを復旧するにはどうしたら良いですか?

    Outlookのバックアップを復旧するには、さまざまな方法があります。詳細な手順については、「Outlookメールの復旧方法に関する徹底解説」をご覧ください。

    Outlookのメールをバックアップすべき理由

    Microsoftはデータのバックアップに責任を負っておらず、サードパーティのアプリを使用してバックアップすることを推奨しています。この点については、Microsoftの利用規約(サービス規約第6条b項)に明記されています。

    b. マイクロソフトは、本サービスの稼動状態を維持するよう取り組んでいますが、すべてのオンライン サービスには中断および停止が時折発生します。マイクロソフトは、結果としてお客様に生じることがある中断または損失について一切責任を負いません。停止が発生した場合、お客様は、保存しているお客様のコンテンツまたは本データの取得ができなくなることがあります。本サービスに保存しているお客様のコンテンツおよび本データは、定期的にバックアップするか、第三者のアプリおよびサービスを使用して保存することをお勧めします。

    Outlookメールをバックアップすべき6つの理由

    ユーザーエラー:Data Center Knowledgeによると、データ損失の70%はユーザーのエラーや誤削除が原因です。

  • 組織内の従業員が、ストレージの容量不足を解消するために重要なメールを誤って削除してしまう可能性があります。
  • フィッシングメールをうっかりクリックしてしまうことで、Outlookの認証情報が漏洩し、アカウント乗っ取りやデータ損失につながる可能性があります。
  • ランサムウェア攻撃によるデータ損失:Bitdefenderの2020年半期 脅威レポートによると、2019年と比較して2020年にはランサムウェア攻撃の件数が7倍に増加しました。ランサムウェア攻撃が発生した場合、オフサイトバックアップを持たないOutlookユーザーは、重要なメールを失う可能性があります。

    事業継続性:CRNによると、2020年10月7日、Microsoftのサーバーは10日間で3回目の障害を経験しました。これは、9月28日に発生した5時間の障害と、10月1日に発生した4時間の障害に続くものでした。メールのバックアップを取っていれば、障害が発生してOutlookが利用できない場合でも、メールにアクセスできるようになります。こうした障害は珍しいことではありません。

    内部脅威:情報セキュリティフォーラムのマネージングディレクターであるスティーブ・ダービン氏は、COVID-19パンデミックの結果としてリモートワークへの大規模な移行が、従業員の報酬の低下、昇進機会の減少、将来への不確実性により、不満や反感を引き起こす可能性があると説明しています。不満を抱えた従業員が、添付ファイルを含む重要なビジネスメールを完全に削除してしまうリスクがあります。

    標準の保持設定の制限:Microsoftが提供する標準のデータ保持設定は、効果的なデータ復旧オプションとしては十分ではありません。その理由は、保持コピーが次のような制限を持つためです。

  • ユーザーアカウント内の隠しフォルダに30日間しか保存されず、その後は完全に削除されます。
  • ライブアカウントデータと一緒に保存されるため、ランサムウェア攻撃が発生した場合、保持コピーを含むすべてのMicrosoft 365データが危険にさらされます。オフサイトに独立したバックアップを保持することは、このようなデータ損失に対する効果的な防御策となります。
  • 法令遵守および訴訟対応の目的:多くの企業は、国や業界で制定されている規制に準拠する必要があります。バックアップ戦略を導入することで、これらのコンプライアンス要件をサポートし、法令を遵守することになります。

    この記事では
    • Outlookの標準機能を使用してバックアップする方法
    • サードパーティツールを使ってバックアップする方法
    • Outlookのバックアップに関するよくある質問
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