- Outlookの標準機能を使用してバックアップする方法
- サードパーティツールを使ってバックアップする方法
- Outlookのバックアップに関するよくある質問
- Outlookのメールをバックアップすべき理由
Outlookメールをバックアップする5つの方法
Outlookのメールデータをバックアップする方法
Outlookメールをバックアップする5つの方法
Outlookの標準機能を使用してバックアップする方法
1. メール転送機能を使用してメールをバックアップする
2. エクスポート機能を使用してメールをバックアップする
3. IMAP設定を使用し自動アーカイブでメールをバックアップする
メール転送機能を使用してメールをバックアップする
Outlook on the webでメール転送を設定する方法
ステップ1：Outlook on the webを開き、ツールバーの「設定」をクリックします。
ステップ2：左メニューの「メール」-「転送」を選択します。
ステップ3：「転送を有効にする」をオンにし、メールの転送先を入力し「保存」をクリックします。
Outlookデスクトップアプリでメール転送を設定する方法
※ 以下の内容は旧バージョンのOutlookに関する情報になります。
ステップ1：Outlookを起動し、「ファイル」-「情報」を開きます。
ステップ2：「仕分けルールと通知」をクリックします。
ステップ3：「新しい仕分けルール」をクリックし、自動仕分けウィザード画面を表示します。
ステップ4：「受信メッセージにルールを適用する」を選択します。
ステップ5：メールボックス全体をバックアップするためには、条件指定画面では、条件を選択せずに「次へ」をクリックします。
ステップ6：メッセージに対する処理画面では、「名前/パブリックグループへ転送する」にチェックを入れ、「ステップ2」の項目に表示される「名前/パブリックグループ」のリンクをクリックします。
ステップ7：メールのバックアップ用に転送する先のメールアドレスを入力し、「OK」をクリックします。
ステップ8：例外条件の選択画面では、例外を作成する必要がないため、何も選択せずに「次へ」をクリックします。
ステップ9：仕分けルールの名前を入力し、「この仕分けルールを有効にする」にチェックを入れ、「完了」をクリックします。
制限事項
- ストレージの容量不足になる可能性があります。
- 企業の場合、すべてのデータを別のメールアカウントに保存するためには、ユーザー全員のために新しいアカウントを購入するための追加費用が発生します。
- セカンダリメールアカウントも、ランサムウェア、ウイルス、アカウントの侵害、意図的または意図しない削除など、一次アカウントと同様の広範なリスクがあります。
Outlookからメールをエクスポートする方法
注意：インポート/エクスポートウィザードはデスクトップ版のOutlookでのみ利用可能であり、Outlook on the webでは利用できません。
Outlookのバックアップツールとしてエクスポート機能を使用する方法
ステップ 1：Outlookデスクトップアプリを起動します。
ステップ 2：メニューバーの「ファイル」を選択します。
ステップ 3：「開く/エクスポート」-「インポート/エクスポート」をクリックし、インポート/エクスポートウィザードを開きます。
注意：古いバージョンの Outlook を使用している場合、インポート/エクスポートウィザードを見つける手順が少し異なるかもしれません。- Outlook 2007：「インポートとエクスポート」を選択します。
- Outlook 2010：「開く」-「インポート」を選択します。
- Outlook 2013 / 2016 / 2019 / Office 365：「開く/エクスポート」-「インポート/エクスポート」を選択します。
ステップ4：「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
ステップ5：「Outlookデータファイル（.pst）」を選択し、「次へ」をクリックします。
ステップ 6：エクスポートしたいフォルダー（例：受信トレイ）を選択し、「次へ」をクリックします。
ステップ 7：「参照」ボタンをクリックし、エクスポートしたメールの保存場所を選択します。
ステップ 8：次に、重複ファイルに関する処理を3つのオプションから選択します。
ステップ 9：「完了」をクリックします。
以上で、選択したフォルダ（例：受信トレイ）のデータは、.pstファイルとして指定した場所にエクスポートされ保存されます。場合によっては、この.pstファイルに対してパスワードの設定を求められることがありますが、パスワードを設定したくない場合は空欄のままにして「OK」をクリックしてください。Outlookを閉じ、エクスポートしたファイルを安全な場所にコピーします。この方法で、Outlookのメールがハードドライブ上にPSTファイルとして保存され、OutlookまたはMicrosoft 365アカウントにインポート可能となります。
制限事項
- バックアップのスケジュール設定ができない：メールを最新の状態に保つためには、手動で定期的にバックアップを取る必要があります。そのため、直近のデータのバックアップを忘れてしまい、その後ランサムウェア攻撃、意図的または悪意のある削除、アカウントの乗っ取りが発生した場合、最新のファイルはすべて失われてしまいます。
- ローカルのストレージ容量を確保するために、古いバックアップデータを定期的に削除する必要があります。
- Outlookは、フォルダのプロパティ（ビュー、アクセス許可、自動アーカイブ設定）、メッセージルール、ブロックした送信者リストなどのメタデータをエクスポートできません。
- インポート/エクスポートウィザードは、デスクトップアプリでのみ使用可能です。
OutlookのIMAP設定を使用した自動アーカイブによるメールバックアップ方法
Outlook で自動アーカイブを設定する方法
ステップ1：Outlookデスクトップアプリを起動します。
ステップ2：「ファイル」-「オプション」をクリックします。
ステップ3：「詳細設定」-「自動整理の設定」をクリックします。
ステップ4：「次の間隔で古いアイテムの整理を行う」にチェックをし、アーカイブの頻度を選択します。デフォルトでは14日間に設定されていますが、必要に応じて変更できます。
ステップ5：自動整理用の既定のフォルダー設定項目で「古いアイテムを移動する」の期間を指定し、メールを受信トレイからアーカイブフォルダに移動する期間を設定します。
ステップ6：「古いアイテムを移動する」の「参照」をクリックして移動先を選択し、「OK」をクリックして設定を保存します。
アイテムの経過期間の基準について
メール：受信日時または最後に変更・保存した日時のどちらか遅い方から経過期間が始まります。メッセージを既読や未読にすることも変更の一例になります。
カレンダーの会議、イベント、予定：最後に変更・保存した日時のどちらか遅い方から経過期間が始まります。繰り返しのアイテムは自動アーカイブの対象外です。過去のカレンダーアイテムのみがアーカイブされ、保存日の最終更新に関わらず処理されます。
タスク：完了日または最後に変更・保存した日時のいずれか遅い方から経過期間が始まります。完了していないタスクは自動アーカイブされません。他の人に割り当てられたタスクは、完了としてマークされている場合のみアーカイブされます。
Microsoft 365のeDiscoveryを使用してOutlookをバックアップする方法
注意：eDiscoveryツールは、Microsoft 365 Enterprise E3およびE5プランのみで利用可能です。
SearchおよびExport機能は、ユーザーが保持しているデータを検索およびエクスポートする際に使用されますが、削除されたOutlookメールを復旧する必要がある場合にも役立ちます。
eDiscoveryでケースを作成する方法
ステップ1：Microsoft 365管理センターにログインします。
ステップ2：左メニューの「管理センター」-「コンプライアンス」をクリックします。
ステップ3：Microsoft Purviewポータルが表示されたら、左メニューの「電子情報開示」-「標準」をクリックします。
ステップ4：「ケースを作成」をクリックして、ユーザーデータを保持するケースを作成します。
ステップ5：ケースの名前と説明を入力して、「保存」をクリックします。
ステップ6：ケース名をクリックして、作成したケースを開きます。
eDiscoveryで保留を作成する方法
ステップ7：上部の「保留リスト」に移動し、「作成」をクリックします。
ステップ8：保留リストの名前と説明を入力して「次へ」をクリックします。
ステップ9：場所を選択画面で、Exchangeメールボックスの状態を「オン」にし、「ユーザー、グループ、チームを選択」をクリックします。
ステップ10: データ保持対象とするアカウントを選択し、「完了」をクリックすると画面が戻ります。
ステップ11: 「次へ」をクリックし、必要に応じて「フィルターを選択」から、送信者/作成者、日付などの条件でメールをフィルタリングします。その後、「次へ」をクリックします。
ステップ12：設定を確認し、「送信」をクリックして完了です。
制限事項
- 各ユーザーには限られたストレージ容量しか提供されていません。ストレージ制限内に収めるためにはメールを削除することになりますが、削除されたメールは復旧できなくなります。また、ユーザーアカウントが削除された場合は、バックアップデータも完全に削除されます。
- eDiscovery機能は、Microsoft 365 Enterprise E3またはE5プランのみで利用可能です。
サードパーティツールを使ってバックアップする方法
バックアップ専用として設計されたサードパーティツールがいくつか存在します。その中でも、SysCloudはクラウドにバックアップできるバックアップソリューションの一つです。
なぜサードパーティのクラウドバックアップツールを使用してバックアップすべきなのか？
アカウント削除後も安全にデータを保存
サーバー障害時もデータにアクセス可能
添付ファイル付きのバックアップ
工数の削減
強化されたセキュリティ
自動・スケジュールバックアップ
SysCloudでOutlookをバックアップする方法
- ※以下は旧バージョンのSysCloudでの手順となります。
ステップ1：SysCloudにログインします。
ステップ2：管理者アカウントでMicrosoft 365にログインします。
ステップ3：メニューバーから「バックアップ」-「バックアップを開始」をクリックします。
ステップ4：ドメイン全体をバックアップするか、特定のユーザーやチームをバックアップするかを選択します。選択後、「次へ」をクリックします。
ステップ5：該当するドメインの「ユーザー・チームの追加」をクリックします。
ステップ6：バックアップしたいユーザーを選択し、「確認」をクリックします。
ステップ7：「次へ」をクリックしてバックアップ対象とするアプリを選択します。
ステップ8：Outlookのメールのみをバックアップするには、表示されているアプリの中から「メール」を選択します。
削除されたOutlookメールを復旧する方法については、「完全に削除されたOutlookメールを復旧する方法」をご覧ください。
Outlookのバックアップに関するよくある質問
Q：Microsoft側ではメールをバックアップしていますか？
いいえ、Microsoftはメールのバックアップを行っていないため、サードパーティ製のバックアップツールを使用してMicrosoft 365のデータをバックアップすることを推奨しています。これは、利用規約に明記されています。
Q：Outlookのメールはエクスポートすると削除されてしまいますか?
Q：Outlookのすべてのメールをダウンロードするにはどうすれば良いですか？
Q：Outlookのメールを外付けドライブにバックアップする方法は？
ステップ1：Outlook を起動し、「ファイル」-「開く/エクスポート」-「インポート/エクスポート」を選択します。
ステップ2：インポート/エクスポートウィザードで「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
ステップ3：「Outlook データファイル (.pst)」を選択し、「次へ」をクリックします。その後、バックアップしたいフォルダを選択し、「次へ」をクリックします。
ステップ4：「参照」をクリックし、外付けドライブを選択して、バックアップファイルの名前を作成し、「OK」をクリックします。
ステップ5：「次へ」をクリックし、「完了」をクリックします。メールを保護するために、パスワードを入力して OK をクリックするか、またはキャンセルをクリックしてスキップします。
Q：Outlookのメールデータを新しいPCに移行するにはどうすれば良いですか？
ステップ1：Outlookを起動し、「ファイル」-「開く/エクスポート」-「インポート/エクスポート」をクリックします。
ステップ2：「他のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択します。
ステップ3：「Outlookデータファイル (.pst) 」を選択し、「次へ」をクリックします。
ステップ4：「参照」をクリックしてPSTファイルの場所を指定し、「次へ」をクリックします。
ステップ 5：インポートするフォルダを選択し、「完了」をクリックすればインポートが開始されます。
Q：Outlookのバックアップデータを復旧するにはどうしたら良いですか？
Outlookのバックアップを復旧するには、さまざまな方法があります。詳細な手順については、「Outlookメールの復旧方法に関する徹底解説」をご覧ください。
Outlookのメールをバックアップすべき理由
Microsoftはデータのバックアップに責任を負っておらず、サードパーティのアプリを使用してバックアップすることを推奨しています。この点については、Microsoftの利用規約（サービス規約第6条b項）に明記されています。
ユーザーエラー：Data Center Knowledgeによると、データ損失の70%はユーザーのエラーや誤削除が原因です。
ランサムウェア攻撃によるデータ損失：Bitdefenderの2020年半期 脅威レポートによると、2019年と比較して2020年にはランサムウェア攻撃の件数が7倍に増加しました。ランサムウェア攻撃が発生した場合、オフサイトバックアップを持たないOutlookユーザーは、重要なメールを失う可能性があります。
事業継続性：CRNによると、2020年10月7日、Microsoftのサーバーは10日間で3回目の障害を経験しました。これは、9月28日に発生した5時間の障害と、10月1日に発生した4時間の障害に続くものでした。メールのバックアップを取っていれば、障害が発生してOutlookが利用できない場合でも、メールにアクセスできるようになります。こうした障害は珍しいことではありません。
内部脅威：情報セキュリティフォーラムのマネージングディレクターであるスティーブ・ダービン氏は、COVID-19パンデミックの結果としてリモートワークへの大規模な移行が、従業員の報酬の低下、昇進機会の減少、将来への不確実性により、不満や反感を引き起こす可能性があると説明しています。不満を抱えた従業員が、添付ファイルを含む重要なビジネスメールを完全に削除してしまうリスクがあります。
標準の保持設定の制限：Microsoftが提供する標準のデータ保持設定は、効果的なデータ復旧オプションとしては十分ではありません。その理由は、保持コピーが次のような制限を持つためです。
法令遵守および訴訟対応の目的：多くの企業は、国や業界で制定されている規制に準拠する必要があります。バックアップ戦略を導入することで、これらのコンプライアンス要件をサポートし、法令を遵守することになります。
- Outlookの標準機能を使用してバックアップする方法
- サードパーティツールを使ってバックアップする方法
- Outlookのバックアップに関するよくある質問
- Outlookのメールをバックアップすべき理由
