Outlookの標準機能を使用してバックアップする方法

サードパーティツールを使ってバックアップする方法

Outlookのバックアップに関するよくある質問

Outlookのメールをバックアップすべき理由

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Outlookを使用しているユーザー向けに、メールをバックアップする方法はいくつかあります。
Microsoftには、メールをバックアップし、元の受信トレイに復元するための専用機能はほとんどありませんが、いくつかの機能は限定的ではありますが、Outlookのバックアップツールとして使用することが可能です。

1. メール転送機能を使用してメールをバックアップする

2. エクスポート機能を使用してメールをバックアップする

3. IMAP設定を使用し自動アーカイブでメールをバックアップする

メールをバックアップする簡単な方法は、メールを別のアカウントに転送することです。一度転送設定を行えば、元のアカウントでメールを失っても、別のアカウントでそのメールを確認することができます。

ステップ1：Outlook on the webを開き、ツールバーの「設定」をクリックします。

ステップ2：左メニューの「メール」-「転送」を選択します。

ステップ3：「転送を有効にする」をオンにし、メールの転送先を入力し「保存」をクリックします。

元のメールのコピーをメールボックスに残したい場合は、「転送されたメッセージのコピーを保持する」にチェックを入れます。

これで、受信したすべてのメールが指定したメールアドレスに自動的に転送されるようになります。

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※ 以下の内容は旧バージョンのOutlookに関する情報になります。

デスクトップ版Outlookには専用の転送機能はありませんが、「ルールと通知」ウィザードを使用して、メールを別のアカウントに転送することが可能です。

メールを転送するには以下の手順に沿ってください。

ステップ1：Outlookを起動し、「ファイル」-「情報」を開きます。

ステップ2：「仕分けルールと通知」をクリックします。

ステップ3：「新しい仕分けルール」をクリックし、自動仕分けウィザード画面を表示します。

ステップ4：「受信メッセージにルールを適用する」を選択します。

次のセクションでは、メール転送の条件設定方法について解説します。条件を設定することで、特定の人から受信したメールだけを転送するといったことができます。

ステップ5：メールボックス全体をバックアップするためには、条件指定画面では、条件を選択せずに「次へ」をクリックします。

ステップ6：メッセージに対する処理画面では、「名前/パブリックグループへ転送する」にチェックを入れ、「ステップ2」の項目に表示される「名前/パブリックグループ」のリンクをクリックします。

ステップ7：メールのバックアップ用に転送する先のメールアドレスを入力し、「OK」をクリックします。

ステップ8：例外条件の選択画面では、例外を作成する必要がないため、何も選択せずに「次へ」をクリックします。

ステップ9：仕分けルールの名前を入力し、「この仕分けルールを有効にする」にチェックを入れ、「完了」をクリックします。

以上で、転送ルールがOutlookのメールルールとして追加されました。これで、受信するメッセージはすべて指定したメールアドレスに自動的に転送されます。

ストレージの容量不足になる可能性があります。

企業の場合、すべてのデータを別のメールアカウントに保存するためには、ユーザー全員のために新しいアカウントを購入するための追加費用が発生します。

セカンダリメールアカウントも、ランサムウェア、ウイルス、アカウントの侵害、意図的または意図しない削除など、一次アカウントと同様の広範なリスクがあります。

インポート/エクスポートウィザードを使用することで、各ユーザーがOutlookのメールデータを手動でバックアップし、ローカルストレージに保存できます。これは、データ損失や予期しないインシデントの際に役立ちます。

注意：インポート/エクスポートウィザードはデスクトップ版のOutlookでのみ利用可能であり、Outlook on the webでは利用できません。

ステップ 1：Outlookデスクトップアプリを起動します。

ステップ 2：メニューバーの「ファイル」を選択します。

ステップ 3：「開く/エクスポート」-「インポート/エクスポート」をクリックし、インポート/エクスポートウィザードを開きます。

注意：古いバージョンの Outlook を使用している場合、インポート/エクスポートウィザードを見つける手順が少し異なるかもしれません。

Outlook 2007：「インポートとエクスポート」を選択します。

Outlook 2010：「開く」-「インポート」を選択します。

Outlook 2013 / 2016 / 2019 / Office 365：「開く/エクスポート」-「インポート/エクスポート」を選択します。

ステップ4：「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。

ステップ5：「Outlookデータファイル（.pst）」を選択し、「次へ」をクリックします。

ステップ 6：エクスポートしたいフォルダー（例：受信トレイ）を選択し、「次へ」をクリックします。

フィルターを適用してエクスポート内容をさらに絞り込むことができます。また、メールアカウント全体をエクスポートしたい場合は、上部のメールアカウントをクリックし、「サブフォルダーを含める」オプションにチェックを入れてください。

ステップ 7：「参照」ボタンをクリックし、エクスポートしたメールの保存場所を選択します。

ステップ 8：次に、重複ファイルに関する処理を3つのオプションから選択します。

通常は、「重複した場合、エクスポートするアイテムと置き換える」を選択します。

初めてメールをエクスポートする場合や新しいエクスポートファイルの場合、重複ファイルを心配する必要はありません。

ステップ 9：「完了」をクリックします。

以上で、選択したフォルダ（例：受信トレイ）のデータは、.pstファイルとして指定した場所にエクスポートされ保存されます。

場合によっては、この.pstファイルに対してパスワードの設定を求められることがありますが、パスワードを設定したくない場合は空欄のままにして「OK」をクリックしてください。

Outlookを閉じ、エクスポートしたファイルを安全な場所にコピーします。この方法で、Outlookのメールがハードドライブ上にPSTファイルとして保存され、OutlookまたはMicrosoft 365アカウントにインポート可能となります。

バックアップのスケジュール設定ができない：メールを最新の状態に保つためには、手動で定期的にバックアップを取る必要があります。そのため、直近のデータのバックアップを忘れてしまい、その後ランサムウェア攻撃、意図的または悪意のある削除、アカウントの乗っ取りが発生した場合、最新のファイルはすべて失われてしまいます。

ローカルのストレージ容量を確保するために、古いバックアップデータを定期的に削除する必要があります。

Outlookは、フォルダのプロパティ（ビュー、アクセス許可、自動アーカイブ設定）、メッセージルール、ブロックした送信者リストなどのメタデータをエクスポートできません。

インポート/エクスポートウィザードは、デスクトップアプリでのみ使用可能です。

ステップ1：Outlookデスクトップアプリを起動します。

ステップ2：「ファイル」-「オプション」をクリックします。

ステップ3：「詳細設定」-「自動整理の設定」をクリックします。

ステップ4：「次の間隔で古いアイテムの整理を行う」にチェックをし、アーカイブの頻度を選択します。デフォルトでは14日間に設定されていますが、必要に応じて変更できます。

ステップ5：自動整理用の既定のフォルダー設定項目で「古いアイテムを移動する」の期間を指定し、メールを受信トレイからアーカイブフォルダに移動する期間を設定します。

ステップ6：「古いアイテムを移動する」の「参照」をクリックして移動先を選択し、「OK」をクリックして設定を保存します。

設定した期間に応じて、すべてのメールはアーカイブフォルダに保存されます。アーカイブフォルダから削除しない限り、メールはそのまま保存されます。

アイテムの経過期間の基準について

メール：受信日時または最後に変更・保存した日時のどちらか遅い方から経過期間が始まります。メッセージを既読や未読にすることも変更の一例になります。

カレンダーの会議、イベント、予定：最後に変更・保存した日時のどちらか遅い方から経過期間が始まります。繰り返しのアイテムは自動アーカイブの対象外です。過去のカレンダーアイテムのみがアーカイブされ、保存日の最終更新に関わらず処理されます。

タスク：完了日または最後に変更・保存した日時のいずれか遅い方から経過期間が始まります。完了していないタスクは自動アーカイブされません。他の人に割り当てられたタスクは、完了としてマークされている場合のみアーカイブされます。

ソース：古いアイテムの整理の設定について - Microsoftサポート

アーカイブされたメールは、「アーカイブ」をクリックすることで表示できます。

電子情報開示（eDiscovery）ツールは、訴訟で証拠として使用できる可能性のあるデータの検索と特定をサポートします。また、重要なビジネスデータを必要な期間保持することができます。

注意：eDiscoveryツールは、Microsoft 365 Enterprise E3およびE5プランのみで利用可能です。

このツールには以下の4つの機能があります。

Case（ケース）: データを整理し、保持されているデータを特定のユーザーに制限する方法です。

Hold（保留）: 重要なデータをユーザーによる変更や削除から保護します。

Search（検索）: 管理者が特定のデータを検索できる機能です。

Export（エクスポート）: 発見されたデータを.pstファイルとしてエクスポートします。

SearchおよびExport機能は、ユーザーが保持しているデータを検索およびエクスポートする際に使用されますが、削除されたOutlookメールを復旧する必要がある場合にも役立ちます。

ステップ1：Microsoft 365管理センターにログインします。

ステップ2：左メニューの「管理センター」-「コンプライアンス」をクリックします。

ステップ3：Microsoft Purviewポータルが表示されたら、左メニューの「電子情報開示」-「標準」をクリックします。

ステップ4：「ケースを作成」をクリックして、ユーザーデータを保持するケースを作成します。

ステップ5：ケースの名前と説明を入力して、「保存」をクリックします。

ステップ6：ケース名をクリックして、作成したケースを開きます。

上記手順で、選択したケース特有の設定が表示されます。

続いて、Hold（保留）を作成します。

ステップ7：上部の「保留リスト」に移動し、「作成」をクリックします。

ステップ8：保留リストの名前と説明を入力して「次へ」をクリックします。

ステップ9：場所を選択画面で、Exchangeメールボックスの状態を「オン」にし、「ユーザー、グループ、チームを選択」をクリックします。

ステップ10: データ保持対象とするアカウントを選択し、「完了」をクリックすると画面が戻ります。

ステップ11: 「次へ」をクリックし、必要に応じて「フィルターを選択」から、送信者/作成者、日付などの条件でメールをフィルタリングします。その後、「次へ」をクリックします。

ステップ12：設定を確認し、「送信」をクリックして完了です。

各ユーザーには限られたストレージ容量しか提供されていません。ストレージ制限内に収めるためにはメールを削除することになりますが、削除されたメールは復旧できなくなります。また、ユーザーアカウントが削除された場合は、バックアップデータも完全に削除されます。

eDiscovery機能は、Microsoft 365 Enterprise E3またはE5プランのみで利用可能です。

バックアップ専用として設計されたサードパーティツールがいくつか存在します。その中でも、SysCloudはクラウドにバックアップできるバックアップソリューションの一つです。

SysCloudは、Amazon Web Services（AWS）のような信頼性の高いクラウドストレージプラットフォームを使用してデータを保存し、自動化されたクラウド間のバックアップとリストアサービスを提供しています。

SysCloudを使用すれば、システム管理者はわずか数クリックでデータをバックアップおよび復旧が可能です。さらに、管理者は無期限にデータをバックアップできる保持ルールを設定することも可能です。

以下は、SysCloudのようなサードパーティツールを使用してOutlookメールをバックアップするメリットになります。

アカウント削除後も安全にデータを保存

従業員が退職した際にアカウントが削除された後でも、組織のデータを安全に保存し続けます。これによりライセンス費用を節約できます。

サーバー障害時もデータにアクセス可能

Microsoft 365側で障害が発生しても、オンラインバックアップサービスを介してOutlookデータにアクセスが可能です。

添付ファイル付きのバックアップ

全てのメールと添付ファイルを含めてバックアップを取得できます。

大規模なチームのバックアップ管理にかかる工数を削減します。

管理者のコントロールが強化され、ランサムウェア攻撃からの保護機能が内蔵されているため、セキュリティが向上します。

自動・スケジュールバックアップ

SysCloudにサインアップすると、日次のバックアップスケジュール（1回〜3回/日）を設定できます。設定後はバックアップが自動化されます。

※以下は旧バージョンのSysCloudでの手順となります。

ステップ1：SysCloudにログインします。

ステップ2：管理者アカウントでMicrosoft 365にログインします。

ステップ3：メニューバーから「バックアップ」-「バックアップを開始」をクリックします。

ステップ4：ドメイン全体をバックアップするか、特定のユーザーやチームをバックアップするかを選択します。選択後、「次へ」をクリックします。

ステップ5：該当するドメインの「ユーザー・チームの追加」をクリックします。

ステップ6：バックアップしたいユーザーを選択し、「確認」をクリックします。

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Outlookメールをバックアップする5つの方法

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