SharePoint Onlineを手動でバックアップする方法

Microsoft 365の標準機能でSharePointをバックアップする3つの方法

サードパーティアプリを使用してSharePointをバックアップする方法

Microsoft 365 SharePointサイトをバックアップすべき理由

SharePointのバックアップに関するよくある質問

わずか数クリックで、失ったデータを復旧できます。

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Microsoftによると、25万以上の組織がSharePointを使用しており、その中にはFortune 500（フォーチュン500）に掲載されている企業の85%が含まれています。多くの企業でSharePointが採用されているということは、さまざまな理由によりデータ損失のリスクが増加することも意味しています。

Microsoftの利用規約には、SharePointデータのバックアップについてMicrosoftが責任を負わないことが明記されています。以下はMicrosoft 365の利用規約の抜粋になります。

マイクロソフトは、本サービスの稼動状態を維持するよう取り組んでいますが、すべてのオンライン サービスには中断および停止が時折発生します。マイクロソフトは、結果としてお客様に生じることがある中断または損失について一切責任を負いません。停止が発生した場合、お客様は、保存しているお客様のコンテンツまたは本データの取得ができなくなることがあります。本サービスに保存しているお客様のコンテンツおよび本データは、定期的にバックアップするか、第三者のアプリおよびサービスを使用して保存することをお勧めします。

Microsoft 365アカウントに問題が発生した場合に備えて、SharePointのファイルを手動でコンピュータや外部ドライブにバックアップすることでファイルを安全に保つことができます。

SharePointを手動でバックアップするには、以下の手順に沿ってください。

ステップ1：ブラウザでSharePointサイトを開きます。

ステップ2： サイトを開いたら、左メニューの「ドキュメント」をクリックします。バックアップするファイルを選択し、右クリックして「ダウンロード」を選びます。

ステップ3：ダウンロードしたファイルをバックアップ用のディスク等に保存します。

すべての操作を手動で行うため、相当な時間がかかります。

完全手動のため、新しいデータや更新されたデータのダウンロードを忘れる可能性が高い。

コンピュータや外部ドライブに問題が発生した場合は、バックアップしたデータが消えてしまいます。

データ損失が発生した場合、SharePointのデータ復旧には面倒な手間がかかります。

Microsoftには、SharePoint専用のバックアップ機能はありませんが、以下の3つの方法でSharePointのデータをバックアップすることができます。

方法1：OneDrive同期クライアントを使用してSharePointファイルをバックアップする

方法2：電子情報開示（eDiscovery）機能を使用してSharePointをバックアップする

方法3：アイテム保持ポリシーを使用してSharePointをバックアップする

OneDrive同期クライアントを使用すると、SharePoint Onlineのファイルをデスクトップと同期し、オフライン状態の時でもファイルにアクセスできるようにすることができます。この方法は、SharePointデータのコピーを作成するバックアップ手段としても使用できます。OneDrive同期クライアントでSharePointのデータをバックアップするには以下の手順に沿ってください。

ステップ1：SharePointにログインし、OneDriveデスクトップアプリケーションと同期する必要があるサイトを開きます。

ステップ2：左メニューの「ドキュメント」をクリックします。

ステップ3：「同期」をクリックして、ドキュメントをデスクトップ上のOneDriveフォルダにダウンロードします。この操作により、ポップアップの確認画面が表示されます。

ステップ4：「OneDriveを開く」をクリックします。

選択したすべてのファイルがデスクトップ上で利用可能になりますが、ファイルはSharePointと同期されているため、SharePoint上でファイルが削除されるとデスクトップにも反映され、バックアップデータが削除されることになります。

バックアップを作成するには、ダウンロードしたすべてのファイルをデスクトップ上の別のフォルダや外付けドライブに保存するようにしてください。

OneDrive同期クライアントはバックアップとして使用できますが、ローカルマシンはクラッシュやマルウェア攻撃などの影響を受けやすいため、OneDrive同期クライアントに完全に依存するのはリスクが伴います。

注意：この操作を実行するには、Microsoft OneDriveデスクトップアプリケーションをデバイスにインストールする必要があります。こちらからダウンロードしてください。

バックアップ頻度：バックアップの作成を手動で行うため、バックアップ作業が不定期になりがちになります。

ストレージの制限：ディスク容量に限りがあるため、重要度が低い、もしくは古いファイルを削除しなければなりません。

自己責任：この方法は、各ユーザーが自身のデータのバックアップに責任を負う場合にのみ適用されます。管理者が個々のユーザーのバックアップ状態を管理することはできません。

eDiscoveryツールは、重要なビジネスデータを任意の期間保持するのに役立ちます。これは、法的手続きにおいて証拠として使用される可能性のあるデータを特定する際に役立ちます。

注意：eDiscoveryツールを利用するには、Microsoft 365 Enterprise E3またはE5プランにする必要があります。

eDiscoveryツールは、以下の4つの機能で構成されています。

Case（ケース）: データを整理し、保持されているデータを特定のユーザーに制限する方法です。

Hold（保留）: 重要なデータをユーザーによる変更や削除から保護します。

Search（検索）: 管理者が特定のデータを検索できる機能です。

Export（エクスポート）: 発見されたデータを.pstファイルとしてエクスポートします。

ケースと保留はSharePointデータのバックアップに使用され、検索とエクスポート機能は、ユーザーが保持しているデータの検索とエクスポートに使用されます。

以下は、eDiscovery機能を使用してSharePointのデータをバックアップする方法です。

ステップ1：Microsoft 365管理センターにログインします。

ステップ2：左メニューの「管理センター」-「コンプライアンス」をクリックします。

ステップ3：Microsoft Purviewポータルが表示されたら、左メニューの「電子情報開示」-「標準」をクリックします。

ステップ4：「ケースを作成」をクリックして、ユーザーデータを保持するケースを作成します。

ステップ5：ケースの名前と説明を入力して、「保存」をクリックします。

ステップ6：ケース名をクリックして、作成したケースを開きます。

上記までの手順で、選択したケース特有の設定が表示されます。

続いて、Hold（保留）を作成します。

ステップ7：上部の「保留リスト」に移動し、「作成」をクリックします。

ステップ8：保留リストの名前と説明を入力して「次へ」をクリックし、「場所を選択」画面に遷移します。

ステップ9：SharePointサイトの状態を「オン」にしてから「サイトを選択」をクリックします。

ステップ10：SharePointサイトのリストから対象にするサイトを選択し、「完了」をクリックします。「新しい保留リスト」の作成ページに戻りますので、「次へ」をクリックします。

ステップ11：クエリでは、「フィルターを選択」および「フィルターの追加」をクリックし、キーワード、日付、送信者/作成者、サイズ、件名などを指定し、「次へ」をクリックします。

ステップ12：保留リストの設定を確認し、「送信」をクリックして完了します。

各ユーザーが利用できるストレージには限りがあります。ストレージの制限内に収めるためにファイルを削除した場合、その削除されたファイルは復旧できません。また、ユーザーアカウントが削除された場合も、バックアップデータは完全に失われてしまいます。

eDiscovery機能は、Microsoft 365 Enterprise E3またはE5プランでのみ使用可能です。

Microsoft Purviewポータルでは、SharePointデータのすべてのバージョンを保存するためのアイテム保持ポリシーを作成することができます。

ステップ1：https://compliance.microsoft.com にアクセスします。

ステップ2：左メニューの「ポリシー」-「保持」に移動します。

ステップ3：「新しいアイテム保持ポリシー」をクリックします。

ステップ4：ポリシーの名前と説明を入力し、「次へ」をクリックします。

ステップ5：保持ポリシーの種類を選択し、「次へ」をクリックします。

ステップ6：SharePointの「含まれる」列にある「編集」をクリックし、保持ポリシーを適用するSharePointサイトを選択後、「完了」をクリックし、「次へ」をクリックします。

ステップ7：コンテンツの保持に関する設定を行い、「次へ」をクリックし、設定内容を確認したら「送信」をクリックして完了します。（ポリシー適用までに最大で1週間かかる場合があります）

アイテム保持ポリシーが適用されると、選択したSharePointサイトに対して、新しくアップロードされたファイルや変更されたファイルはすべて保持されるようになります。

保持されたデータは、Microsoft 365のストレージ容量に含まれます。

データ損失が発生した場合、保持されたファイルはオフラインでエクスポートすることしかできず、手動で復旧する必要があります。大量のファイルを復旧する場合には、相当な工数がかかります。

バックアップや復旧を目的としていないMicrosoft 365の標準機能とは異なり、サードパーティのクラウドバックアップアプリケーションはこの目的に適しています。

SysCloudのようなサードパーティのクラウドバックアップアプリケーションは、完全に自動化されたクラウド間のバックアップと復旧サービスを提供します。

SysCloudは、業界標準のクラウドストレージインフラを使用し、軍事レベルのセキュリティを備えています。SysCloudを導入することで、システム管理者はわずか数クリックでMicrosoft 365のデータをバックアップ、復旧することができます。

SysCloudのようなサードパーティのクラウドバックアップツールを使用するメリットは以下の5点です。

アカウント削除後のデータ保持：ユーザーアカウントが削除された後も、組織のデータを安全に保持できます。社員の退職時には、ライセンスコストの削減につながります。

障害時にもデータアクセスが可能：Microsoft 365で障害が発生した場合でも、オンラインバックアップサービスを通じてSharePointデータにアクセスできます。（Microsoft 365の障害はそれほど珍しいことではありません）

工数削減の効果：大規模なチームのバックアップ管理にかかる工数を削減できます。

セキュリティの強化：管理制御の強化とランサムウェア攻撃に対する保護機能を備えることで、データセキュリティが強化されます。

自動/スケジュールバックアップ：1日に複数回の自動バックアップをスケジュールすることができます。

システム管理者がSysCloudを使用してSharePointのデータをバックアップするには以下の手順に沿ってください。（以下の手順は、SysCloudの旧バージョンになります）

ステップ1：Microsoft 365のグローバル管理者アカウントで、SysCloudにログインします。

ステップ2：上部メニューの「バックアップ」-「アーカイブ・リストア」をクリックします。

ステップ3：「SHAREPOINT & TEAMサイト」タブをクリックし、バックアップしたいデータのあるユーザーアカウントを選択します。

ステップ4：「アクション」を選択し、「バックアップを開始する」をクリックします。

ステップ5：ポップアップ画面が表示されますので、「はい」を選択します。

選択したユーザーがバックアップのキューに入っているのが確認できます。

以上で、SharePointデータのセカンドコピーが安全にAWSクラウドに保存され、必要なときにすぐに復旧できるようになります。

MicrosoftがSharePointデータのバックアップに責任を負わないという事実に加え、企業がSharePointファイルをバックアップすべき理由がさらに6つあります。

ランサムウェア攻撃によるデータ損失

Bitdefender社の「Mid-Year Threat Landscape Report 2020（脅威レポート）」によると、2019年と比較して2020年にはランサムウェア攻撃の件数が7倍に急増したと発表されました。ランサムウェア攻撃が発生した場合、オフサイトバックアップを持っていないSharePointユーザーは重要なデータを失う可能性があります。

ユーザーエラーによるデータ損失

Data Center Knowledgeによると、データ損失の70%は誤って削除されたことが原因です。これは、組織内の従業員が以下のような場合に発生することがあります。

ストレージ容量を確保するために、重要なファイルを誤削除してしまう場合

重複ファイルを削除しようとして、誤ってファイルの元バージョンを削除してしまう場合

このようなエラーは防ぎにくく、デフォルトの保持期間を過ぎたデータを復旧することは不可能です。

情報セキュリティフォーラムのマネージングディレクターであるスティーブ・ダービン氏は、コロナ禍による大規模な在宅勤務（リモートワーク）モデルへの移行が、給与の減額、昇進機会の減少、将来への不安などにより、従業員の不満や不信感を引き起こす可能性があると説明しています。不満を抱えた従業員が、重要なビジネスデータを完全に削除してしまう可能性があります。

CRNによると、2020年10月7日にMicrosoftのサーバーは10日間で3度目となる障害を起こしました。この障害は、9月28日に発生した5時間の障害と、10月1日に発生した4時間の障害に続くものです。SharePointのファイルをバックアップすることで、障害が発生してSharePointが利用できない場合でも、ファイルにアクセスできるようになります。こうした障害は決して珍しいことではありません。

Microsoft標準の保持設定は、以下の理由から効果的なデータ復旧機能としては十分ではありません。

削除されたファイルは削除後93日間しか保持されず、それ以降は完全に失われます。

削除されたファイルは、ライブアカウントデータと一緒に保存されます。

ランサムウェア攻撃が発生した場合、Microsoft 365のデータ全体（保持されたデータも含む）が危険にさらされます。

オフサイトに独立したバックアップを保持することは、こうしたデータ損失事故に対する効果的な防御策となります。

ほとんどの企業は、法令や業界の規制に準拠する必要があります。バックアップ戦略は、コンプライアンス要件のサポートに役立ちます。

バックアップは、ビジネスデータを保護するための第一歩に過ぎません。Microsoft 365の管理者にとって、完全に削除されたSharePointファイルを復旧させる機能も非常に重要です。削除されたSharePointのファイルを復旧するさまざまな方法については、こちらをご覧ください。

Q：SharePointのデータを外付けドライブにバックアップするにはどうすればよいですか？

SharePointのファイルを外付けドライブにバックアップするには、手動で必要なファイルをデバイスにダウンロードします。ファイルがローカルデバイスにダウンロードされたら、それらを外付けドライブにコピーします。

Q：SharePointのすべてのファイルをPCにダウンロードするにはどうすればよいですか？

SharePoint Onlineのすべてのファイルをダウンロードするには、以下の手順に沿ってください。

ステップ1：Microsoft 365アカウントで、SharePoint Onlineにログインします。

ステップ2：すべてのファイルを選択するには、先頭行の左側にある円（すべてのアイテムの選択範囲の切り替え）をクリックするか、キーボードで「CTRL + A」を押します。

ステップ3: 上部メニューから「ダウンロード」を選択します。ファイルを右クリックして「ダウンロード」を選択することもできます。すべてのファイルは.zip形式でコンピュータにダウンロードされます。

Q：MicrosoftはSharePoint Onlineをバックアップしていますか？

いいえ、MicrosoftはSharePointのデータをバックアップはしていません。Microsoftの利用規約には、過失や悪意のある活動によるデータ損失に対して責任を負わないことが明記されており、SharePointのファイルを含むMicrosoft 365のデータはサードパーティのアプリを使用してバックアップすることを推奨しています。

Q：SharePointでサブサイトを別のサイトに移動するにはどうすればよいですか？

以下の手順でサブサイトを別のSharePointサイトに移動することができます。

ステップ2：左メニューの「管理センター」-「SharePoint」を選択します。

ステップ3：SharePoint管理センターで「アクティブなサイト」をクリックし、SharePointアカウント内のすべてのアクティブなサイトが表示されたら、移動したいサイトのURLをクリックします。

ステップ4：サイトを開いた後、「サイトコンテンツ」をクリックします。

ステップ5：「サイトコンテンツ」には、現在のサイトのすべてのコンテンツとサブサイトが表示されますので、「サブサイト」タブをクリックします。

ステップ6：移動したいサブサイトにの「アクションの表示」アイコンをクリックして、「サイトコンテンツ」を選択します。

ステップ7：左メニューの「ドキュメント」をクリックし、任意のフォルダーを選択して「移動」をクリックします。

ステップ8：移動先のサイトを選択し、「ここに移動」をクリックします。

移動が完了すると、進行状況のステータスが「完了」に変わります。移動先のサイトを表示して、データが移動されていることを確認します。

Q：SharePointのサイトは何日間バックアップされますか？

Microsoftによると、SharePoint Onlineでは実際に削除された後も、すべてのコンテンツを14日間保持します。「ごみ箱」から「アイテムの復元」ができない場合、管理者は削除から14日間の期間内であれば、Microsoftサポートに連絡して復元を依頼することができます。

Q：SharePoint Onlineのデータはどこに保存されますか？

SharePointのすべてのファイルやドキュメント、リスト項目、サイトコンテンツ、メタデータは暗号化され、SharePointのコンテンツデータベースに保存されます。SharePoint Onlineは複数のSQLデータベース（コンテンツデータベースと呼ばれる）を使用して、Azureストレージ上にユーザーのデータを保存しています。

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Microsoft 365 SharePoint Onlineのバックアップ方法

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この記事では、SharePoint Online をバックアップする効果的な方法と、SharePoint のバックアップを取るべき理由をご紹介します。

Microsoft 365 SharePoint Onlineのバックアップ方法｜SysCloudブログ

This article explores the effective ways to back up SharePoint Online along with compelling reasons to have a backup in place for SharePoint.

Microsoft 365 SharePoint Onlineのバックアップ方法

SharePoint Onlineのバックアップ方法

SharePoint Onlineを手動でバックアップする方法

手動でバックアップする際の制限事項

Microsoft 365の標準機能でSharePointをバックアップする3つの方法

1. OneDrive同期クライアントを使用してSharePointファイルをバックアップする方法

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2. 電子情報開示（eDiscovery）機能を使用してSharePointをバックアップする

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